Как да откривате и премахвате дублиращите се записи в Ексел 2016
Здравейте, ?
Дублиращите се записи понякога са често срещани в работата ни те могат да са различни като имена, ЕГН, клиенти, стоки, e-mail, номер на фактура, цял ред или колона и други. Но не сте сигурни дали не се дублира някое от записите. Тогава направете проверка на списъкът си и можете да изтриете повтарящите се записи. Това става много бързо и лесно. За това се налага да ги открием и да ги премахнем от нашите списъци.
Сега ще демонстрирам как да намерите и да изтриете дублирано сдържаните.
Пример за дублиране на имена
Имаме един списък от 14 в който списък има и повтарящи се записи на хора. Ние искаме да премахнем дублираните имена. За тази цел ще използваме Remove duplicates от менюто Data.
Първото нещо което е необходимо да се направи е да маркираме данните си от списъка с имена и да ги копираме. След което ги поставете в някоя от вас избрана клетка.
След което отидете в менюто Data и от там изберете бутона Remove Duplicates в групата Data Tools.
Показва ви се диалоговият прозорец на Remove Duplicates. В него можете да изберете всички записи или само някой от тях.
Натиснете бутона OK за да може Ексел да открие и премахне дублиращите се записи. След това ви изкача едно малко прозорче което ни информира какво е направил Ексел, колко дублиращи се данни е открил и колко уникални данни е намерил в масива от предварително зададени данни.
Пример с IF функция
Ще ви покажа още един от начините за намиране на дублирано съдържание. Сега ще използваме една формула с която ще открием и ще покажем кой запис се повтаря и кой не. За целта пак ще използвам данните от горния пример. Но тук до колоната с имената ще направим още една колона която ще е резултат от формулата.
В колона А се съдържат имената на хората, а в колона B ще е резултата от нашета формула.
Синтаксиса на формулата ни е следния:
=IF(MAX(COUNTIF(a2:a15;a2:a15))>1;”Повторение”;”Няма”)
Тук съм използвал три вложени функции, който образуват една формула. С нея ние намираме дали има повторения или не.
В случея сме употребили три фунции if, max, countif трите в една формула. За да открием дали има повтарящо съдържание сме създали тази формула.
Пример с разширен филтър
Тук ще използваме филтър за да открием и премахнем дублиращи се данни в нашите работни книги. Този метод е препоръчителен да се използва само ако имате само една таблица. Той ще намели всички стойности.
Ще работим отново с списъка с имане на нашите служители. Той се намира в колона А в работният лист. Маркирайте данни в колона А, след което отидете в Ribbon Data от менюто, там ще откриете групата от бутони за сортиране и филтриране на данни наречена Sort & Filter.
Като откриете групата Sort & Filter от нея изберете бутона Advanced. Отваря се диалоговият прозорец на Advanced Filter. В прозореца се съдържат няколко опции.
Първата опция е List Range това са нашите входящи данни тоест ние в тях търсим дублираща информация. В нашият пример данните не се намират в масива $A$1:$A$15.
Втората опция с име Copy to: която ще използваме е къде ще се поставят нашите данни. Ще ги поставим в клетка Е1 с референция Sheet3!$E$1.
Третата опция която ще използваме е да поставят само уникалните стойности. Тя се намира най-отдолу на прозореца е представлява отметка с Unique records only.
След което натиснете OK и ще получите в резултат нова таблица само с уникалните стойности. На снимката отдолу таблицата е със син фон.
Пример с използване на условно форматиране за намиране и премахване на дублирани записи ексел
Можете да използване на условно форматиране за да намерите и премахнете дублиращи се стойности когато имате повече от една таблица.
Тук ще употребяваме бутона Conditional formatting който се намира в менюто на раздел Home в групата Styles. Дублирани записи ексел.
След като натиснете бутона Conditional formatting се появява падащото му меню в което са изброени различни опции за форматиране на вашите данни. Ние за нашият пример с дублиращи се стойности избираме първата опция Highlight Cells Rules след като отидете с мишката над нея се появява нейното под меню. От което избираме опцията Duplicate Values дублиращи се стойности.
Отваря ни се диалоговият прозорец на Duplicate Values, който съдържа два опции (две падащи менюта). Първата опция е да изберете между дубликати или уникални стойности да върне. Втората е да зададете какво да прави със стойностите като за ги сложи в рамка, да оцвети буквите или фона. Ние избираме да оцети фона в червено, опцията Light Red Fill.
Какво се получи?
Ние открихме кой данни се повтарят. Резултата от това е, че всички данни който се повтарят се обозначиха с червено. Останалите данни който нямат повторение не са променени, те са си на бял фон.
Нашите данни са открити и отбелязани с червен фон.
Сравняване на данни в две колони в Ексел за да се намерят дублирана информация
Сега ще опишем как можете да сравните данни в две колони на работният ви лист в Ексел и да намерите дублирани данни. Ще използваме формула за да намерим дубликати. Формулата ще съдържа три функции IF, ISERROR и MATCH. Тя ще представлява вложена формула с три функции. За целта на примера ще създадем една таблица от три колони с нашите примерни данни.
Въведохме данните в две колони A1:A5 и C1:C5. Ще ги сравним тях къде има дублиране и къде няма като използваме формула.
Ще въведем следната формула =IF(ISERROR(MATCH(A5;$C$1:$C$5;0));””;A5) в клетка В1. Какво се случва след като е въведете Ексел използва IF функцията за да провери дали има съвпадение или не. Match функцията проверява дали има съвпадение от А5 в клетки от диапазона С1:С5 и ако има казва на функцията ISERROR да остави клетката В1 празна което функцията IF е приема за вярно и връща резултат “” което е празна клетка.
В противен случай когато не е вярно функцията IF връща стойност от колоната А.
